Embedded Files
In het kort
In het kort
Met een handtekening bedoelen we een afsluiting onderaan elke mail. Meestal is dat een 'vriendelijke groet,' gevolgd door jouw naam en eventueel de functie die je binnen de organisatie bekleed. Het deel dat er onder komt, logo, zoals links naar socials kan soms lastig zijn om het voor iedereen gelijk en op de laatste versie te houden. Daarom doet de organisatie dat onderdeel zelf. Veel bedrijven gebruiken de voettekst voor de disclaimer, maar dit is nog een toepassing. Het instellen van de 'handtekening' wordt daardoor eenvoudiger en korter: het persoonlijke deel stel jij in en de rest doen we vanuit de organisatie. Hieronder vind je hoe je dit instelt.
Opmerking: de organisatie kan er voor kiezen om interne mails niet aan te vullen met die van de organisatie.
Naar Instellingen
Naar Instellingen
Login met het Google Workspace account van de organisatie.
Klik vanuit de mail op het tandwieltje (rechtsboven)
Er klapt een menu uit.
Klik op de knop met blauwe letters: "Alle instellingen bekijken".
Op tabblad "Algemeen" scroll je naar "Handtekeningen".
Bij handtekeningen klik je op "Nieuwe maken". Geef bijvoorbeeld als naam "Standaard" op.
Deel 1: jouw handtekening
Deel 1: jouw handtekening
In het vak ernaast vul je jouw handtekening met een groet, jouw naam en jouw functie. Zorg dat er geen witregel (enter) onder de functie staat. Dan sluit het beter aan met wat er automatisch door de organisatie onder wordt geplakt.
Onder "Standaardinstellingen" kies je voor beide de Standaard handtekening.
Scroll naar het einde van de pagina en klik op "Wijzigingen opslaan"
Je kunt zelf het lettertype kiezen, standaard is dat Sans Serif zoals op de afbeelding.
Standaardinstellingen voor handtekeningen
Standaardinstellingen voor handtekeningen
Doordat het een korte handtekening is kun je er voor kiezen om deze ook onderaan elk antwoord op te nemen.
Het vinkje zorgt ervoor dat eerst jouw mail met handtekening wordt gezien, daarna de mail waar dit het antwoord op is.
Eindresultaat jouw handtekening
Eindresultaat jouw handtekening
Zoals op de afbeelding in het groene vak, dit is alles wat je hoeft te maken. Naast een telefoonnummer ben je ook vrij om jouw LinkedIn of andere relevante persoonlijke socials te plaatsen.
Sla de handtekening op met de knop onder aan de pagina.
Deel 2: handtekening van de organisatie
Deel 2: handtekening van de organisatie
Dit tweede deel, het blauwe vak, is al door de organisatie gemaakt en kan van alles bevatten, zoals de socials, campagne banners, logo, etc. Hier heb je geen invloed op.
Op de afbeelding zie je de twee delen samen komen. Het eerste deel boven gemaakt door jou en het tweede deel eronder gemaakt door de organisatie. De samengevoegde handtekenening is alleen door de ontvanger te zien.
Hoe komt deel 2 van de organisatie er onder?
Hoe komt deel 2 van de organisatie er onder?
Klik je op Verzenden, dan verlaat de mail jouw mailbox en wordt het overgedragen aan het mail systeem van Google Workspace. Als de organisatie een voettekst heeft ingesteld, dan krijgt de mail deel twee van de handtekening. Google Workspace stempelt als het ware elke mail af met de standaard voettekst.
Hierdoor is het alleen voor de ontvanger mogelijk om het resultaat te zien. Je vindt de volledige handtekening hierdoor niet in de mail in jouw Verzonden map.
Het tweede deel, die door de organsatie is gemaakt (logo, regel met socials, etc.) wordt door Google Workspace onderaan de mail gestempeld.
Beheer
Beheer
Voor de beheerder is dit artikel geschreven met uitleg hoe je de handtekening invoert.
Page updated
Report abuse